Tutores y familiares

El módulo de Tutores y familiares sirve para mantener la ficha de los familiares y responsables legales de los alumnos: quién es, cómo se le localiza y si tiene acceso al portal. El vínculo con cada alumno —el parentesco y quién es el contacto principal— se gestiona desde la ficha del alumno, no desde aquí.

También se conoce como: tutores, familiares, padres y madres, responsables legales, contactos de la familia.

Dónde está el módulo de Tutores y familiares

El módulo de Tutores y familiares no tiene entrada en el menú lateral del panel. Se abre escribiendo su dirección en el navegador: /app/guardians

Quién puede usar el módulo de Tutores y familiares

• Administrador de la cuenta: ve el listado y puede crear, editar y eliminar tutores, y gestionar su acceso al portal.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Tutores» en su perfil. De los tres perfiles que vienen de fábrica, solo el de Gerente lo trae; los de Coordinador y Recepcionista, no.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Tutores».
• Alumnos y tutores: no lo ven. El tutor tiene su propio portal, que es otra cosa.

Datos de un tutor

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Nombre de pila del tutor. Hasta 100 caracteres.	Sí
Apellidos	Apellidos del tutor. Hasta 150 caracteres.	Sí
Email	Su canal de aviso y la base de su cuenta del portal. Hasta 200 caracteres, y no puede repetirse.	Sí
Teléfono	Contacto directo. Hasta 30 caracteres.	No
DNI / NIE / Pasaporte	Documento de identidad. Hasta 20 caracteres.	No
Dirección	Calle y número. Hasta 250 caracteres.	No

Al editar un tutor aparece además la sección Cuenta de acceso, con el campo de solo lectura Usuario vinculado: dice si el tutor tiene cuenta del portal y con qué correo entra.

El correo de un tutor

El correo identifica al tutor: es por donde le llegan los avisos del alumno y con lo que se crea su cuenta del portal. Por eso:

• Es obligatorio en las tres vías de alta y edición de un tutor: el módulo de Tutores y familiares, la pestaña «Datos del alumno» de la ficha del alumno y el alta de tutores dentro del alta de un alumno.
• Es único entre los tutores vivos, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Al guardar se recortan los espacios y se pasa a minúsculas.
• Los tutores dados de alta antes de esta regla se conservan tal cual, sin correo; se les pedirá la primera vez que se editen.
• Vincular un tutor ya existente a otro alumno nunca queda bloqueado por su ficha: la exigencia es para las altas nuevas.

El correo de la cuenta de acceso es otro campo y otra decisión: ese sigue siendo opcional.

Crear un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → botón «Crear Tutor/familiar». Antes de empezar: si el tutor ya existe, no lo crees otra vez: vincúlalo desde la ficha del alumno con «Vincular tutor existente».

1. Pulsa «Crear Tutor/familiar».
2. Escribe el Nombre, los Apellidos y el Email, que son los tres campos obligatorios.
3. Si quieres, rellena el Teléfono, el DNI / NIE / Pasaporte y la Dirección.
4. Pulsa «Crear».

Resultado: el tutor queda creado, sin ningún alumno vinculado todavía y sin cuenta de portal.

Si falla:

• Si el correo ya lo tiene otro tutor, el alta se rechaza: lo más habitual es que ese tutor exista y solo esté desvinculado, así que vincúlalo al alumno en vez de crear uno nuevo.

También se dice: dar de alta un tutor, añadir un familiar, registrar al padre o a la madre.

Editar un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → botón «Editar».

1. Cambia los campos que necesites en la pestaña «Datos del tutor».
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ni el parentesco ni el marcador de contacto principal, que no viven en el tutor sino en cada vínculo con un alumno y se cambian desde la ficha del alumno. El correo sí se puede cambiar, siempre que no sea el de otro tutor vivo.

También se dice: modificar, corregir los datos de un tutor, cambiarle el teléfono.

Eliminar un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → botón «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El aviso lo dice así: «Esta acción es irreversible.» Alternativa: si lo que quieres es que deje de estar con un alumno concreto, desvincúlalo desde la ficha de ese alumno; el tutor sigue existiendo. Antes de empezar: un tutor que sea el único tutor de un alumno menor no se puede eliminar.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma con «Sí, eliminar».

Si falla:

• «Un menor no puede quedarse sin tutor»: «Es el único tutor de …, menor de edad. Vincula antes a otro tutor y vuelve a intentarlo.» → vincula otro tutor a ese alumno y repite.

También se dice: borrar un tutor, quitar al familiar.

Eliminar varios tutores a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → casillas de la izquierda → menú de acciones en lote → «Borrar seleccionados».

1. Marca las casillas de los tutores que quieras eliminar.
2. Abre el menú de acciones en lote, pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Resultado: si alguno de los seleccionados dejaría solo a un alumno menor, no se elimina ninguno: sale el aviso «Un menor no puede quedarse sin tutor» con los nombres de esos alumnos y la operación se detiene entera. La selección se mira como conjunto, así que los dos tutores de un menor marcados juntos también quedan bloqueados.

También se dice: borrado en bloque, eliminar tutores en lote.

Qué muestra el listado de tutores

El listado de Tutores y familiares tiene cinco columnas: Nombre, Email, Teléfono, Alumnos —cuántos tiene vinculados— y Portal, un tick verde cuando el tutor tiene cuenta y puede entrar. Hay además un filtro Portal con tres opciones: «Todos», «Con cuenta» y «Sin cuenta».

El listado se acota a la sede elegida en la barra superior: muestra los tutores que tienen algún alumno en esa sede. Un tutor sin ningún alumno no pertenece a ninguna sede, así que se ve desde todas.

De ahí un efecto que sorprende: al desvincular a su único alumno, el tutor deja de aparecer en la sede en la que estaba. Sigue existiendo, y se recupera desde la ficha del alumno con «Vincular tutor existente».

Vincular un alumno a un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → pestaña «Alumnos vinculados» → «Vincular alumno».

1. Pulsa «Vincular alumno».
2. Elige al alumno.
3. Elige el Parentesco y marca Contacto principal si le corresponde.
4. Confirma.

Resultado: queda creado el vínculo alumno–tutor, con su parentesco. Lo mismo se puede hacer desde la ficha del alumno, con «Vincular tutor existente».

También se dice: asignar un alumno al tutor, enlazar hijo y tutor.

Desvincular un alumno de un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → pestaña «Alumnos vinculados» → fila del alumno → «Desvincular alumno». ¿Se puede deshacer?: sí, volviendo a vincularlo. Desvincular no es borrar: el tutor sigue existiendo con todos sus datos.

1. Abre la pestaña «Alumnos vinculados».
2. En la fila del alumno, pulsa «Desvincular alumno».
3. Confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: desaparece el vínculo, con su parentesco y su marca de contacto principal. El tutor y el alumno se conservan enteros. Si el tutor era el contacto principal del alumno, el puesto pasa solo a otro tutor.

También se dice: quitar al alumno del tutor, romper el vínculo, desasignar.

Cuando un tutor se queda sin ningún alumno

Al desvincular al último alumno de un tutor, el panel te lo pregunta al volver al listado de Tutores y familiares: «¿Eliminar 1 tutor sin alumnos?», con la lista de nombres y dos botones.

• Eliminar borra esos tutores, uno a uno, y te dice cuántos se han eliminado.
• Conservar los deja como están.

No es obligatorio decidirlo en ese momento: si cierras el aviso, los tutores se quedan. Un tutor sin alumnos sigue apareciendo en el listado desde cualquier sede, así que se le puede volver a vincular un alumno cuando haga falta.

Parentesco y contacto principal de un tutor

Un tutor puede estar vinculado a uno o varios alumnos. El parentesco —Padre, Madre, Tutor legal, Abuelo/a, Hermano/a u Otro— y el marcador de contacto principal no viven en el tutor, sino en cada vínculo alumno–tutor.

La consecuencia práctica es que un mismo tutor puede ser contacto principal de un hijo y no serlo de otro, y tener un parentesco distinto según el alumno.

El contacto principal es quien primero recibe los avisos de ausencia o retraso de ese alumno, y el dato que se muestra en las columnas de contacto del listado de alumnos. Cada alumno con tutores tiene exactamente uno: el primero que se vincula lo es aunque no se marque, y marcar a otro desmarca al anterior. Ver Alumnos.

Crear la cuenta del portal de un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → botón «Crear cuenta». Solo aparece si el tutor no tiene ya cuenta.

1. Pulsa «Crear cuenta».
2. Escribe el Email de acceso si quieres uno distinto del de contacto. Si lo dejas vacío, se accederá con un usuario generado.
3. Confirma.

Resultado: se crea la cuenta sin mostrar ninguna contraseña, con cambio de contraseña forzado, y se genera un enlace de acceso firmado de un solo uso que le haces llegar al tutor. Al abrirlo, el tutor fija su propia contraseña antes de poder usar el portal.

También se dice: dar acceso al portal del tutor, crearle usuario.

Resetear la contraseña de un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → botón «Resetear contraseña». Solo aparece si el tutor tiene cuenta activa.

1. Pulsa «Resetear contraseña».
2. Lee el aviso: «Se generará una nueva contraseña temporal. La contraseña actual dejará de funcionar.»
3. Confirma.

Resultado: la contraseña anterior deja de valer y se genera un enlace firmado nuevo para que el tutor establezca la suya. En ningún momento se muestra ninguna contraseña.

También se dice: restablecer la clave del tutor, recuperar su acceso.

Revocar y restaurar el acceso al portal de un tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Tutores» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado de Tutores y familiares → el tutor → «Editar» → botón «Revocar acceso» o «Restablecer acceso». Nunca se ofrecen los dos a la vez.

1. Pulsa «Revocar acceso» para cerrarle la entrada al portal.
2. Pulsa «Restablecer acceso» sobre una cuenta ya revocada para devolvérsela.
3. Confirma.

Resultado: la cuenta y sus datos se conservan en los dos casos; lo único que cambia es si el tutor puede entrar. En el listado, la columna Portal solo pinta el tick verde cuando el tutor tiene cuenta y está activa.

También se dice: quitarle el acceso, bloquear al tutor, devolverle el portal.

Qué ve un tutor en su portal

El Portal del tutor se llama Mi portal de tutor y muestra a la vez la información de todos los alumnos vinculados a esa cuenta: si un tutor tiene dos hijos en la academia, ve los dos en la misma pantalla.

De cada alumno a su cargo ve los avisos de la academia, sus grupos activos, sus sesiones de los próximos 14 días, su porcentaje de asistencia, su media de notas y sus últimas notas, y también las notas del colegio, que es lo único que el tutor puede aportar desde el portal: editarlas o borrarlas sigue siendo de la academia. También puede firmar los consentimientos que tenga pendientes.

Si la cuenta no tiene ningún alumno vinculado, el portal lo dice: «Tu perfil de tutor no tiene alumnos vinculados aún.»

El tutor como acceso de un alumno sin email

Cuando un alumno —típicamente un menor— no tiene email propio, su acceso al portal se apoya en la cuenta del tutor principal: es el tutor quien entra y, desde su panel, ve al alumno a su cargo. Ver Alumnos.

Avisos automáticos al tutor por ausencia o retraso

La academia puede enviar un email automático a la familia cuando un alumno falta a clase o llega tarde. Son dos avisos distintos y se activan por separado, en cada sede.

Quien decide si el aviso sale no es la sede de la ficha del alumno, sino la de la clase a la que faltó: la del grupo de esa sesión.

El aviso de ausencia se manda una sola vez por registro de asistencia: una vez enviado, volver a guardar ese mismo registro no lo reenvía.

Activar los avisos automáticos al tutor

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña «Avanzado» → pestaña «Notificaciones» → sección «Alumnos y familias».

1. Abre la ficha de la sede y ve a la pestaña «Avanzado».
2. Dentro, abre la pestaña «Notificaciones» y baja a «Alumnos y familias».
3. Activa Tutor: alumno ausente, que avisa cuando el alumno se marca como ausente. Viene activado.
4. Activa Tutor: alumno con retraso, que avisa cuando llega tarde. Viene desactivado.
5. Guarda.

Resultado: a partir de ese momento, cada vez que se pase lista en esa sede con uno de esos dos estados, sale el email.

También se dice: avisos a la familia, notificaciones de falta, emails de ausencia.

A quién llega el aviso de ausencia o retraso

Con el aviso activado, el email busca destinatario en este orden y se queda con el primero que resuelva:

• el tutor marcado como contacto principal del alumno, si tiene correo;
• cualquier otro tutor vinculado que tenga correo;
• la cuenta del portal del propio alumno;
• el correo del propio alumno.

Un tutor que tenga cuenta del portal recibe el aviso en esa cuenta, de modo que también le aparezca en su campana de avisos; uno sin cuenta lo recibe solo por correo.

Así el aviso llega aunque el alumno no tenga ningún tutor con correo. Si no hay ninguna dirección en toda la cadena, no se envía nada y el pase de lista continúa sin error.

Qué dice el aviso de ausencia o retraso

El asunto del email es «Aviso sobre», el nombre del alumno y la fecha de la clase.

El cuerpo dice que el alumno no asistió a la clase de esa asignatura —o que llegó tarde a ella, según el caso— con el día en que ocurrió, y remite a la academia para cualquier consulta.

El mismo aviso llega además a la campana del panel de quien tenga cuenta, con el mismo texto resumido.

Qué no se puede hacer en el módulo de Tutores y familiares

• Recuperar un tutor eliminado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración, y el propio aviso advierte de que la acción es irreversible.
• Eliminar al único tutor de un alumno menor: hay que vincular antes a otro tutor.
• Cambiar el parentesco o el contacto principal desde la ficha del tutor: viven en cada vínculo con un alumno, no en el tutor.
• Repetir el correo de otro tutor vivo: dos tutores no pueden compartir email, ni cambiando mayúsculas por minúsculas.
• Dejar un tutor nuevo sin correo: el email es obligatorio en las tres vías de alta.

Problemas frecuentes con los tutores

«He desvinculado a su hijo y el tutor ha desaparecido del listado»

Por qué pasa. El listado de Tutores y familiares muestra los tutores con algún alumno en la sede elegida arriba. Al quedarse sin ese alumno, el tutor deja de pertenecer a esa sede.

Cómo se arregla. El tutor sigue existiendo. Vuelve a vincularlo desde la ficha del alumno, con «Vincular tutor existente».

«No me deja crear al tutor: dice que el correo ya está en uso»

Por qué pasa. El correo es único entre los tutores vivos. Lo más habitual es que ese tutor ya exista y solo esté desvinculado del alumno que estás dando de alta.

Cómo se arregla. No lo crees otra vez: abre la ficha del alumno y usa «Vincular tutor existente» para enlazar al que ya está.

«No me deja eliminar a un tutor»

Por qué pasa. Es el único tutor de un alumno menor de edad, y un menor no puede quedarse sin ninguno. El aviso nombra a los alumnos afectados.

Cómo se arregla. Vincula otro tutor a esos alumnos desde sus fichas y vuelve a intentarlo.

«La familia no recibe los avisos de ausencia»

Por qué pasa. El aviso depende de la sede del grupo de esa clase, no de la sede de la ficha del alumno, y tiene que estar activado ahí. Además, el aviso de retraso viene desactivado de fábrica.

Cómo se arregla. Ve a Empresa › Academias → la sede del grupo → pestaña «Avanzado» → «Notificaciones» → «Alumnos y familias» y activa los toggles que necesites. Comprueba también que algún tutor del alumno tenga correo.

«Quiero recuperar a un tutor que borré»

Hoy no se puede. El panel no ofrece ninguna pantalla para restaurar un tutor eliminado.

Cómo hacerlo mientras tanto. Vuelve a crearlo desde el listado de Tutores y familiares con «Crear Tutor/familiar» y vincúlalo otra vez a sus alumnos desde las fichas de estos.