Problemas con el panel y las métricas

Por qué una cifra del escritorio no coincide con la que ves en otra pantalla, o por qué un bloque sale vacío, en cada una de sus pestañas: «Hoy», «Dinero», «Oportunidad» y «Ocupación». Todas las cifras se calculan para la sede elegida en el selector de la cabecera.

Pestaña «Hoy»

«La ocupación de grupos no coincide con lo que veo en el horario»

Es el comportamiento esperado. «Ocupación de grupos» mide la ocupación por sesión: suma los alumnos distintos matriculados en los grupos activos y los divide entre las plazas de todas sus franjas semanales. Las plazas de cada franja son las menores entre el tope del grupo y el aforo del aula. Un grupo con tres franjas semanales cuenta tres veces sus plazas, así que la cifra no equivale a «matriculados ÷ plazas del grupo». Los grupos con alguna franja sin tope de plazas no entran en el cálculo.

Qué puedes hacer. Para ver la ocupación de cada franja por separado, consulta «Ocupación por franja horaria» en la pestaña «Ocupación».

«No me sale lo de solicitudes pendientes ni en Hoy ni en “Requiere tu atención”»

Por qué pasa. La sede tiene desactivado el módulo de solicitudes de plaza online. Con el módulo apagado no aparecen ni la tarjeta «Solicitudes pendientes» ni la línea «Solicitudes de plaza pendientes». No depende de tus permisos.

Cómo se arregla. Actívalo en Empresa › Academias → ficha de la sede → pestaña «Información» → pestaña «Módulos» → sección «Captación» → «Solicitudes de plaza online». Ver Solicitudes.

«El bloque “Requiere tu atención” está vacío y sé que hay algo pendiente»

Es el comportamiento esperado. El bloque solo avisa de cinco situaciones concretas, y cada línea aparece solo si su recuento es mayor que cero:

«Solicitudes de plaza pendientes», si la sede tiene activadas las solicitudes de plaza online;
«Recuperaciones sin asignar»;
«Listas de espera saturadas»: listas que llegan al tope de la sede (3 personas por defecto);
«Sesiones de hoy sin pasar lista»: sesiones de hoy que ya han terminado sin ninguna asistencia marcada;
«Tarifas próximas a vencer»: tarifas con alumnos que caducan en los próximos 30 días.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: comprueba si lo que esperabas encaja en una de esas cinco situaciones y si su recuento llega a uno. Si ninguna llega a uno, el bloque entero desaparece. Algo pendiente que no encaje en esas cinco situaciones, como una tarifa que caduca dentro de 45 días, no aparece aquí aunque exista.

«Los ingresos del mes no cuadran con lo que he cobrado de verdad»

Es el comportamiento esperado. «Ingresos por mensualidades», «Ingresos por matrícula» y «Otros ingresos» suman lo facturado, no lo cobrado. Cuentan los recibos emitidos este mes (en estado Enviado, Pagado o Vencido), hayan pagado o no. No entran los borradores ni los recibos cancelados. Por eso las tarjetas de mensualidades y de otros ingresos dicen «Emitido en» y el mes, y la de matrícula, «Cuotas de alta emitidas en» ese mes.

Qué puedes hacer. Para ver lo cobrado, abre Contabilidad › Facturación mensual y mira la columna «Cobrado»: es la única que suma solo los recibos pagados. Las demás, «Emitido», «Pendiente» y «Vencido», miden otra cosa. Ver Recibos y pagos.

«La mensualidad del desglose es mayor que lo que suman los recibos del mes»

Es el comportamiento esperado. Hay reservas aplicadas. Las tres primeras tarjetas son brutas, y el descuento de las reservas va entero en la cuarta, «Reservas de alumnos», que puede salir en negativo: son las reservas cobradas menos las aplicadas ese mes. La suma de las cuatro tarjetas es el total emitido del mes.

Qué puedes hacer. Suma las cuatro tarjetas para compararlas con los recibos. Si no aparece «Reservas de alumnos», es que ese mes no hubo reservas y la diferencia tiene otro origen.

Pestaña «Dinero»

«El ingreso recurrente mensual no coincide con lo que veo en los recibos del mes»

Es el comportamiento esperado. «Ingreso recurrente mensual» suma las cuotas mensuales comprometidas en los planes de tarifa activos de los alumnos, no lo facturado. Además, no descuenta el descuento por hermanos, que se aplica al emitir el recibo.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: son dos cifras distintas.

«El ingreso medio por tramo no incluye a un alumno que sé que paga»

Es el comportamiento esperado. «Ingreso medio por alumno y tramo» solo cuenta a los alumnos con un plan de tarifa activo el día 1 del mes en curso. Si el plan empieza a mitad de mes, el alumno no cuenta hasta el mes siguiente.

Qué puedes hacer. Nada que corregir: comprueba la fecha de inicio de su plan de tarifa. Si empezó a mitad de mes, el alumno entrará en la cifra el mes siguiente.

«El valor total por tutor no incluye a un tutor con dos hijos»

Es el comportamiento esperado. «Valor total por tutor» solo lista a los tutores vinculados como padre o madre que tienen hoy al menos un alumno activo. Un tutor con todos sus hijos de baja no aparece ni en «Tutor con hermanos» ni en «Tutor con 1 alumno».

Qué puedes hacer. Nada que corregir: comprueba si alguno de sus hijos sigue activo. El bloque mide clientes vigentes, no el histórico.

«La concentración de ingresos no tiene en cuenta lo que ha pagado un alumno»

Es el comportamiento esperado. «Concentración» solo suma los recibos emitidos en los últimos 12 meses; los borradores y los recibos más antiguos no cuentan. Además, lo que aporta cada alumno se atribuye a un único tutor, nunca se reparte: el titular de sus recibos o, si no lo hay, el padre o la madre de contacto principal y, si tampoco, cualquiera de ellos. Si el alumno no tiene titular de recibos ni padre o madre registrados, su importe cuenta en el total pero no se atribuye a ningún tutor.

Qué puedes hacer. Comprueba que el recibo esté emitido y tenga fecha de los últimos 12 meses. Ver Recibos y pagos.

Pestaña «Oportunidad»

«La demanda latente sale vacía aunque tengo alumnos»

Es el comportamiento esperado. «Demanda latente por grupo» solo cuenta a los alumnos activos que tienen alguna asignatura de interés registrada. Si nadie ha rellenado ese campo, el bloque sale vacío en vez de inventarse la demanda.

Qué puedes hacer. Rellena el campo en Clientes › Alumnos → edita el alumno → pestaña «Datos académicos» → «Asignaturas de interés». Ver Alumnos.

«Un alumno con una sola clase y buena asistencia no sale en candidatos a subir de tramo»

Es el comportamiento esperado. «Candidatos a subir de tramo» exige tres cosas a la vez:

que el alumno tenga exactamente una clase semanal activa;
que haya al menos 4 asistencias registradas en sus últimas 8 sesiones;
que al menos el 85 % de las asistencias registradas en esas sesiones sean «presente» o «tarde».

Qué puedes hacer. Nada que corregir: repasa los tres requisitos en ese alumno. Casi siempre falla el tercer punto: un alumno con 8 sesiones registradas y un 50 % de asistencia no entra, aunque cumpla los otros dos.

Pestaña «Ocupación»

«La rentabilidad por franja muestra “—” en el coste»

Por qué pasa. El profesor de esa franja no tiene configurado su coste por hora. Sin ese dato, «Rentabilidad por franja» no puede calcular ni el coste ni el margen, y los deja en blanco a propósito.

Cómo se arregla. Rellena el campo «Coste por hora (€)» en Empresa › Academias → ficha de la sede → pestaña «Profesores» → edita el profesor → paso «Datos del profesor» → sección «Gestión interna». Ese campo solo aparece si la sede tiene activado el módulo «Nóminas» (pestaña «Información» → pestaña «Módulos» → sección «Finanzas»). Ver Profesores.