Cierres de caja

El módulo de Cierres de caja sirve para cuadrar cada día el efectivo del cajón de una sede con los cobros registrados en el panel. Guarda un cierre por sede y día, con los ingresos por método de pago, el ticket del datáfono, los gastos en efectivo y el descuadre; los cobros salen de Recibos.

También se conoce como: arqueo de caja, cuadre de caja, cerrar la caja, caja del día.

Dónde está el módulo de Cierres de caja

Administración › Cierres de caja

Quién puede usar el módulo de Cierres de caja

• Administrador de la cuenta: hace los cierres y consulta el historial.
• Empleados: solo con el módulo «Cierres de caja» concedido en su perfil. De los perfiles que trae la cuenta, Gerente lo incluye; Coordinador y Recepcionista no.
• Profesores: no lo ven, salvo que su perfil de empleado les conceda ese módulo.
• Alumnos y tutores: no lo ven.

Además, la sede tiene que tener encendido el módulo «Cierre de caja»: Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Finanzas.

Datos de un cierre de caja

Campo	Qué es	Obligatorio
Fondo de caja inicial (€)	Efectivo fijo del cajón para dar cambio. Se propone el del último cierre guardado y no cuenta como beneficio.	Sí
Total del ticket de cierre del datáfono (€)	Importe exacto del cierre de lote del datáfono.	Sí
Gastos pagados en efectivo (€)	Compras, pequeños recados, devoluciones… Se restan del efectivo esperado.	Sí
Efectivo real en el cajón (€)	Todo el efectivo contado al final del día, fondo inicial incluido.	Sí
Observaciones	Texto libre.	No

Además, el cierre guarda solo la fecha (siempre la de hoy), la sede, quién lo cerró y los cobros del día de esa sede.

Hacer el cierre de caja del día

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Cierres de caja» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Cierres de caja → botón «Cerrar caja». Antes de empezar: la sede no puede tener ya un cierre hoy. El cierre es de la sede elegida en la barra superior; sin ninguna, se elige la Academia en el primer paso.

1. Fondo inicial: revisa el Fondo de caja inicial (€).
2. Ingresos del sistema: comprueba los cobros de hoy, uno por método de pago activo.
3. Datáfono y gastos: escribe el Total del ticket de cierre del datáfono (€) y los Gastos pagados en efectivo (€).
4. Recuento físico: escribe el Efectivo real en el cajón (€).
5. Conciliación: revisa el cuadre y pulsa «Confirmar cierre».

Resultado: avisa «Cierre de caja registrado» y vuelves al historial.

Si falla:

• «Esta sede ya cerró la caja hoy»: no se guarda otro cierre.

También se dice: cerrar la caja, hacer el arqueo.

Qué cobros entran en el cierre de caja

En el paso Ingresos del sistema entran los pagos cobrados con fecha de cobro de hoy de los recibos de la sede. Sin ninguno, sale «Sin cobros registrados hoy en esta academia.»

El cierre los guarda repartidos por el tipo de su método de pago:

• Efectivo: los métodos de tipo efectivo.
• Tarjeta: los métodos de tipo tarjeta.
• Bizum: los métodos de tipo transferencia bancaria.
• Otros: el resto.

Cómo se calcula el cuadre de la caja

El paso Conciliación muestra la fórmula de arqueo:

Concepto	Cómo se calcula
Efectivo esperado	Fondo inicial + cobros en efectivo − gastos en efectivo.
Efectivo real contado	Lo que escribes en el recuento físico.
Resultado	Efectivo contado − efectivo esperado.

El resultado sale como CUADRADA si es cero, SOBRANTE si hay más dinero del esperado y FALTANTE si hay menos. Queda guardado en el cierre como Descuadre.

La Validación datáfono es un aviso aparte: compara el ticket del datáfono con los cobros con tarjeta y dice «coincide con el sistema» o «no coincide con el sistema». No impide cerrar la caja ni entra en el descuadre, que solo mide el efectivo.

Consultar el historial de cierres de caja

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Cierres de caja» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Cierres de caja → botón de ver de la fila del cierre.

1. Busca el cierre. El listado se puede filtrar por fecha, por quién lo cerró y por descuadre (Cuadrado, Sobrante o Faltante).
2. Pulsa el botón de ver de su fila.

Resultado: el listado muestra Fecha, Cerrado por, Efectivo cobrado, Tarjeta, Bizum y Descuadre, solo de la sede elegida en la barra superior. La ficha del cierre añade el fondo inicial, los otros ingresos, el ticket del datáfono, los gastos, el efectivo esperado, el efectivo contado y las observaciones.

También se dice: ver los cierres anteriores, histórico de caja.

Qué no se puede hacer en el módulo de Cierres de caja

• Hacer dos cierres el mismo día en la misma sede: cada sede tiene uno por día. Las demás sedes conservan el suyo pendiente.
• Cerrar la caja de un día pasado: el cierre siempre es de hoy.
• Modificar un cierre guardado: solo se puede consultar.
• Borrar un cierre desde el panel: no hay ningún botón para hacerlo.

Problemas frecuentes con los cierres de caja

«El botón Cerrar caja está gris»

Es el comportamiento esperado. La sede elegida en la barra superior ya tiene su cierre de hoy, y al pasar el ratón por el botón sale «Ya se realizó el cierre de hoy».

Qué puedes hacer. Consulta ese cierre en el historial. Si lo que quieres es cerrar otra sede, elígela en la barra superior.

«Me he equivocado en un cierre ya guardado»

Hoy no se puede. Un cierre guardado no se puede modificar ni borrar desde el panel, aunque el aviso de cierre repetido diga que se borre y se rehaga.

Cómo hacerlo mientras tanto. Deja constancia de la corrección en las Observaciones del cierre del día siguiente.

«Los cobros por transferencia salen en la columna Bizum»

Es el comportamiento esperado. La columna Bizum del cierre suma los cobros de los métodos de pago de tipo transferencia bancaria.

Qué puedes hacer. Para ver cada método por su nombre, revisa el paso Ingresos del sistema al hacer el cierre.