Condiciones especiales

El módulo de Condiciones especiales sirve para mantener el catálogo de situaciones médicas, pedagógicas o administrativas que se pueden anotar en el expediente de un alumno: alergias, necesidades educativas, condiciones médicas, becas… Cada condición lleva un color de etiqueta y puede exigir la firma de uno o varios formularios de consentimiento.

También se conoce como: alergias, necesidades especiales, necesidades educativas, condiciones médicas, alertas del alumno.

Dónde está el módulo de Condiciones especiales

Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Condiciones»

Las condiciones especiales no tienen entrada propia en el menú lateral: se gestionan dentro de la ficha de una sede. El catálogo es uno solo para toda la cuenta: se entre por la sede que se entre, se ve y se edita la misma lista, y lo que se cree desde una sede lo tienen todas.

Quién puede usar el módulo de Condiciones especiales

• Administrador de la cuenta: ve la pestaña «Condiciones» de cualquier sede y puede crear, editar y eliminar condiciones.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Academias» en su perfil y no tengan denegada la pestaña «Condiciones». Los perfiles Coordinador y Recepcionista no traen el módulo; el de Gerente sí. Asignar condiciones a un alumno es otra cosa: eso lo hace quien tenga el módulo «Alumnos».
• Profesores: no pueden mantener el catálogo. Sí ven las condiciones de sus alumnos en su horario: el nombre del alumno sale coloreado y el recuadro que aparece al pasar el ratón por encima las enumera.
• Alumnos y tutores: no mantienen el catálogo ni asignan condiciones.

Datos de una condición especial

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Nombre de la condición, por ejemplo «Alergia al gluten» o «Dislexia». Hasta 100 caracteres.	Sí
Color de etiqueta	Color con el que se distingue la condición en el listado y en el horario. Viene puesto en «Naranja — precaución».	Sí
Descripción	Explicación general de la condición, la misma para todos los alumnos que la tengan.	No
Formularios de consentimiento	Formularios cuya firma exige esta condición. Se pueden elegir varios, o dejarlo en «Ninguno — la condición no requiere consentimiento».	No

Ejemplo: la condición «Epilepsia» puede llevar vinculado el formulario «Protocolo de actuación ante crisis epiléptica», de modo que asignarla a un alumno deje ese documento pendiente de firma. Ver Formularios de consentimiento.

Colores de etiqueta de una condición especial

Color	Para qué se usa
Gris — general	Situaciones sin carga clínica, meramente informativas de gestión.
Azul — informativo	Datos que conviene conocer pero no exigen actuación.
Verde — controlado	Condición conocida y bajo control.
Naranja — precaución	Requiere atención en el día a día. Es el valor que viene por defecto.
Rojo — urgente / alergia grave	Requiere actuación inmediata si se presenta.
Turquesa — color de marca	El color propio de Isiscampus, para lo que quieras destacar sin darle una lectura de gravedad.

Crear una condición especial

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Condiciones» → botón «Crear Condición especial».

1. Pulsa «Crear Condición especial».
2. Escribe el Nombre.
3. Elige el Color de etiqueta.
4. Si quieres, escribe la Descripción.
5. En «Consentimientos requeridos», elige los Formularios de consentimiento que esta condición exija firmar. Déjalo en «Ninguno — la condición no requiere consentimiento» si no exige ninguno.
6. Pulsa «Crear».

Resultado: la condición queda creada para toda la cuenta y aparece de inmediato como opción al añadir una condición a un alumno, en cualquier sede.

También se dice: dar de alta una condición, añadir una alergia, crear una necesidad especial.

Editar una condición especial

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Condiciones» → la condición → menú (⋮) → «Editar».

1. Cambia los campos que necesites.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado. Ojo con dos efectos: cambiar el nombre o el color cambia también cómo se ve esa condición en los alumnos que ya la tienen, y añadir un formulario de consentimiento no crea de golpe las solicitudes de firma de quienes ya tenían la condición; cada una se crea al guardar la ficha de ese alumno.

También se dice: modificar, cambiar el color, corregir una condición.

Eliminar una condición especial

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Condiciones» → la condición → menú (⋮) → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. La condición se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna pantalla para recuperarla. Antes de empezar: mira la columna «Alumnos» del listado: te dice a cuántos alumnos afecta.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma con «Borrar».

Qué se pierde y qué se conserva: la condición desaparece del catálogo y deja de ofrecerse al añadir condiciones a un alumno. El vínculo con los alumnos que ya la tenían asignada y sus notas específicas no se pierden en cascada: siguen ahí aunque la condición ya no se vea en el listado.

También se dice: borrar, quitar una condición del catálogo.

Eliminar varias condiciones especiales a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Condiciones» → casillas de la izquierda → «Borrar seleccionados».

1. Marca las casillas de las condiciones que quieras eliminar.
2. Pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Resultado: se archivan todas las seleccionadas, igual que al borrarlas de una en una, y dejan de ofrecerse al añadir condiciones a un alumno.

También se dice: borrado en bloque, eliminar en lote.

Asignar una condición especial a un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña «Médico y condiciones» → sección «Condiciones especiales» → botón «Añadir condición».

1. Pulsa «Añadir condición».
2. Busca y elige la Condición en el desplegable.
3. Si hace falta, escribe las Notas específicas del alumno: lo que solo vale para él, por ejemplo «Necesita más tiempo en los exámenes». La descripción de la condición es común; esta nota, no.
4. Confirma.

Resultado: la condición queda asignada al alumno y pasa a verse en su horario. Si exige formularios de consentimiento que ese alumno todavía no tenga, sale el aviso «Formularios de consentimiento requeridos» (ver más abajo).

También se dice: anotar una alergia, marcar una necesidad especial, poner una alerta al alumno.

Cómo se ven en el horario las condiciones de un alumno

En el horario, el nombre de un alumno que tenga condiciones se pinta sobre un fondo del color de una de ellas —no hay una etiqueta por condición—.

Los nombres de las condiciones salen en el recuadro que aparece al pasar el ratón por encima del nombre del alumno, bajo el título «Condiciones», cada uno con su color.

Su profesor lo ve exactamente igual en su propio horario.

Pedir los consentimientos de una condición especial

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: el aviso que sale al terminar de asignar la condición al alumno.

Al asignar una condición que exige formularios, aparece un aviso «Formularios de consentimiento requeridos» que enumera cuáles faltan: «Se requiere firma de los siguientes formularios: …». El aviso no se cierra solo y trae dos botones.

1. Pulsa «Añadir consentimientos» para crear las solicitudes de firma pendientes.
2. O pulsa «Ahora no» para dejarlo. No se crea ninguna solicitud.

Resultado: con «Añadir consentimientos» aparece «Consentimientos generados» y el número de formularios creados; si ya estaban todos pedidos, dice «Los consentimientos ya estaban registrados.». Las solicitudes quedan pendientes de firma en la misma pestaña «Médico y condiciones».

También se dice: pedir la firma, generar los consentimientos, mandar el documento al tutor.

Quitar una condición especial de un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña «Médico y condiciones» → la condición → «Quitar».

1. Pulsa «Quitar» en la fila de la condición. Para varias a la vez, marca sus casillas y usa «Quitar seleccionadas».
2. Confirma.

Resultado: la condición deja de figurar en el expediente del alumno y desaparece del recuadro de condiciones de su horario. Si no le queda ninguna, su nombre deja de salir coloreado. La condición sigue en el catálogo, disponible para el resto de alumnos.

Qué no se puede cambiar: quitar la condición no retira los consentimientos que ya se hubieran pedido por ella. Esos se gestionan aparte, en la misma pestaña.

También se dice: desasignar, retirar una condición del alumno.

Qué no se puede hacer en el módulo de Condiciones especiales

• Cargar un paquete de condiciones estándar: el listado no ofrece ningún botón para precargar condiciones. Se crean una a una.
• Tener catálogos distintos por sede: la lista es única para toda la cuenta; lo que se crea desde una sede lo ven todas.
• Recuperar una condición eliminada: no hay papelera ni pantalla de restauración.
• Pedir de golpe la firma a todos los alumnos que ya tenían la condición: no hay ninguna acción en bloque; las solicitudes se crean alumno a alumno, al guardar su ficha.
• Asignar una condición desde este catálogo: se asigna desde la pestaña «Médico y condiciones» de la ficha de cada alumno.

Problemas frecuentes con las condiciones especiales

«He creado una condición en una sede y sale en las demás»

Es el comportamiento esperado. El catálogo de condiciones especiales es único para toda la cuenta, aunque se gestione desde la pestaña «Condiciones» de una sede.

Qué puedes hacer. Si una condición solo tiene sentido en un centro, déjalo claro en el Nombre o en la Descripción: no hay forma de acotarla a una sede.

«He asignado una condición y no se ha pedido ningún consentimiento»

Por qué pasa. Los consentimientos no se piden solos. Al terminar de asignar la condición sale el aviso «Formularios de consentimiento requeridos», y las solicitudes solo se crean si pulsas «Añadir consentimientos». Si pulsaste «Ahora no», o cerraste el aviso, no se creó ninguna.

Cómo se arregla. Abre la ficha del alumno y pulsa «Guardar cambios». Al guardar se crean las solicitudes de firma que le falten por las condiciones que tenga asignadas, así que no hace falta quitar la condición y volver a ponérsela.

«He añadido un formulario a una condición y los alumnos que ya la tenían no lo han recibido»

Por qué pasa. El aviso «Formularios de consentimiento requeridos» se dispara al asignar la condición a un alumno, no al editar la condición en el catálogo, y no hay ninguna acción que recorra de una vez a los alumnos que ya la tenían.

Cómo se arregla. Abre la ficha de cada uno de esos alumnos y pulsa «Guardar cambios»: al guardar se le crea la solicitud de firma que falte.

«Un profesor ve las alergias de sus alumnos»

Es el comportamiento esperado. En el horario, el nombre de un alumno con condiciones va coloreado, y el recuadro que aparece al pasar el ratón por encima del nombre las enumera bajo «Condiciones». El profesor lo ve en su propio horario. Es información de atención en clase, no de gestión.

Qué puedes hacer. Si no quieres que una condición se vea ahí, no la asignes: no hay forma de ocultar una condición ya asignada. Lo que el profesor no puede hacer es entrar al catálogo ni crear, editar o borrar condiciones.

«He borrado una condición y quiero recuperarla»

Hoy no se puede. El panel no tiene papelera ni pantalla de restauración para las condiciones especiales.

Cómo hacerlo mientras tanto. Créala de nuevo con el mismo nombre, color y formularios. Los alumnos que la tenían asignada conservan el vínculo y sus notas específicas: esos datos no se pierden al borrar la condición del catálogo.