Captación (CRM)

El módulo de Captación (CRM) sirve para registrar y seguir a los contactos interesados en la academia antes de que se matriculen. Cada contacto —un lead— guarda sus datos, las asignaturas que le interesan y su punto en el proceso de captación, y cuando decide matricularse se convierte en alumno con su solicitud de plaza sin volver a teclear los datos.

También se conoce como: leads, contactos, interesados, CRM, embudo de captación, pipeline.

Dónde está el módulo de Captación (CRM)

Clientes › Captación (CRM)

Quién puede usar el módulo de Captación (CRM)

• Administrador de la cuenta: ve el listado y puede crear, editar y eliminar leads, convertirlos en alumnos y enviarles una prueba de nivel.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Leads» en su perfil de empleado.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si además se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Leads».
• Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Datos de contacto de un lead

Campo	Qué es	Obligatorio
Academia	Sede del contacto. Solo se pregunta si en la barra superior tienes elegido «todas las sedes».	Sí
Nombre	Nombre del contacto. Hasta 150 caracteres.	Sí
Apellidos	Apellidos del contacto. Hasta 150 caracteres.	No
Teléfono	Teléfono de contacto.	No
Email	Correo del contacto. Sin él no se le puede enviar la prueba de nivel.	No
Asignaturas de interés	Materias que quiere cursar. Puedes marcar varias y crear una nueva al vuelo; la primera manda en el aviso de lista de espera y en la solicitud de plaza.	No
Nivel / Curso	Curso o nivel, por ejemplo 3.º ESO o B2. Si no está en la lista, se crea al momento.	No
¿Cómo nos ha conocido?	Canal por el que llegó: recomendación, centro educativo o profesor, rótulo, internet, publicidad u otro.	No

Datos de seguimiento de un lead

Campo	Qué es	Obligatorio
Objetivo	Qué busca: superar la asignatura, nota objetivo, preparar certificación o examen oficial, mejora general u otro.	No
Estado	Punto del contacto en el proceso de captación. Viene como Interesado.	Sí
Primer contacto	Fecha del primer contacto. Viene con la fecha de hoy.	No
Horario preferido	Mañanas o tardes.	No
Centro educativo de origen	Colegio o instituto del contacto, buscado en el registro oficial de centros. Si no aparece, puedes escribirlo a mano.	No

Estados de un lead

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Interesado	Ha preguntado por precio o disponibilidad.	Es el estado con el que nace todo lead.
Contactado	La academia ya le ha respondido y hay conversación abierta.	Se elige a mano en el campo Estado.
Pendiente de plaza	Quiere matricularse y no hay grupo libre.	Se elige a mano, o lo pone el panel al convertir el lead en alumno.
Descartado	El contacto no siguió adelante.	Se elige a mano en el campo Estado.

Crear un lead

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → botón «Nuevo lead».

1. Pulsa «Nuevo lead».
2. Si en la barra superior tienes «todas las sedes», elige la Academia: un contacto siempre pertenece a una y sin ella no se puede guardar.
3. Escribe el Nombre. Es el único dato de contacto obligatorio.
4. Marca las Asignaturas de interés y rellena lo que sepas del resto.
5. Deja el Estado en «Interesado» o cámbialo, y pulsa «Crear».

Resultado: el lead queda creado y aparece en el listado de la sede elegida.

También se dice: dar de alta un contacto, registrar un interesado, apuntar a alguien en el CRM.

Editar un lead

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → el lead → botón «Editar».

1. Cambia los campos que necesites, por ejemplo el Estado para moverlo en el proceso de captación.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado. La academia solo se puede elegir mientras tengas «todas las sedes» en la barra superior.

También se dice: modificar, cambiar el estado, actualizar un lead.

Convertir un lead en alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → menú de acciones (⋮) de la fila del lead → «Convertir en alumno». Antes de empezar: el botón solo aparece si el lead está en Contactado y todavía no tiene alumno.

1. Pulsa «Convertir en alumno».
2. Revisa los Datos personales: vienen del lead. Nombre y apellidos son obligatorios.
3. En Solicitud de plaza, elige el Nivel / Curso y escribe las Notas para la solicitud.
4. En el calendario de horarios, marca los Grupos que quiere el alumno. Es opcional.
5. Confirma.

Resultado: se crean de una vez el alumno —en la sede del lead— y su solicitud de plaza con esa misma sede y la primera asignatura de interés, y el lead pasa a Pendiente de plaza enlazado con el alumno. Los horarios marcados lo dejan en la lista de espera de esos grupos.

También se dice: pasar el lead a alumno, matricular un contacto.

Enviar una prueba de nivel a un lead

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → menú de acciones (⋮) de la fila del lead → «Enviar prueba de nivel». Antes de empezar: el botón solo aparece si el lead tiene Email.

1. Pulsa «Enviar prueba de nivel».
2. Elige la Prueba de nivel. Solo se ofrecen los cuestionarios de tipo prueba de nivel que estén publicados.
3. Elige la Validez del enlace: 3, 7, 14 o 30 días. Viene propuesta la de 7.
4. Confirma.

Resultado: sale un correo al lead con un enlace personal a la prueba, que caduca en el plazo elegido. No hace falta que tenga cuenta en el portal. El aviso de la pantalla dice a qué dirección se ha enviado.

También se dice: mandar un test de nivel, enviar la prueba de clasificación.

Qué pasa cuando el candidato completa la prueba

• El intento queda registrado y vinculado al lead, con la puntuación obtenida.
• Los administradores de la cuenta reciben un aviso con esa puntuación y con si supera el umbral de la prueba, siempre que la sede tenga activada la notificación «Placement test completado» en Empresa › Academias › (ficha) › Avanzado › Notificaciones. Viene activada de fábrica.
• La prueba es de un solo uso: una vez completada, quien vuelva a abrir el enlace ve una página de confirmación y no puede repetirla. El enlace deja de valer también cuando caduca el plazo elegido al enviarlo.

Eliminar un lead

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → el lead → «Editar» → botón «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El aviso de confirmación lo dice así: «Esta acción es irreversible.» Alternativa: si solo quieres sacarlo del proceso de captación sin perderlo, cambia su Estado a «Descartado».

1. Pulsa «Borrar». El aviso se titula «Eliminar lead».
2. Confirma con «Sí, eliminar».

Qué se pierde y qué se conserva: el lead desaparece del listado. Si ya lo habías convertido, el alumno y su solicitud de plaza se quedan.

También se dice: borrar, quitar un contacto.

Eliminar varios leads a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Leads» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Captación (CRM) → casillas de la izquierda → menú «Acciones» → «Borrar seleccionados».

1. Marca las casillas de los leads que quieras eliminar.
2. Abre el menú «Acciones», pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Resultado: se eliminan todos los seleccionados, y tampoco hay forma de recuperarlos desde el panel.

También se dice: borrado en bloque, eliminar en lote.

Aviso de lista de espera de los leads

Cuando un lead pasa a Pendiente de plaza, el panel cuenta cuántos leads esperan lo mismo —la misma sede y la misma asignatura— y, si se llega al número configurado en la sede, avisa a los administradores de la cuenta.

• No se avisa por cada lead, solo al llegar al número. Un umbral de 3 significa «avísame cuando ya haya 3 personas esperando lo mismo».
• Un aviso al día por cada pareja de sede y asignatura, aunque varios leads crucen el umbral la misma jornada.
• El aviso depende de que la sede tenga activada la notificación «Umbral de lista de espera» en Empresa › Academias › (ficha) › Avanzado › Notificaciones. Si está apagada, el estado se guarda igual pero no se avisa.
• El número se fija en Lista de espera, dentro de la pestaña Módulos de la sede. De fábrica son 3.

Filtrar el listado de leads

El listado de Captación (CRM) ofrece seis filtros: Estado, Origen, Objetivo, Academia, Asignatura y Primer contacto (desde una fecha, hasta otra, o las dos). Además, el listado respeta siempre el selector de sede de la barra superior: con una sede elegida solo salen sus leads.

Qué no se puede hacer en el módulo de Captación (CRM)

• Recuperar un lead eliminado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
• Rellenar el Origen: el listado muestra y filtra por Origen, pero el formulario de alta y de edición no incluye ese dato. El canal por el que llegó el contacto se anota en ¿Cómo nos ha conocido?.
• Convertir un lead que no esté en «Contactado»: el botón «Convertir en alumno» solo aparece en ese estado y solo mientras el lead no tenga ya alumno.
• Enviar la prueba de nivel a un lead sin email: el botón no se pinta; escribe antes su Email.
• Llevar más de una asignatura a la solicitud de plaza: al convertir, la solicitud hereda solo la primera de las Asignaturas de interés.

Problemas frecuentes con los leads

«No me aparece el botón Convertir en alumno»

Por qué pasa. El botón solo se pinta cuando el lead está en estado Contactado y todavía no tiene un alumno enlazado. Si ya lo convertiste una vez, desaparece para siempre.

Cómo se arregla. Abre el lead en Clientes › Captación (CRM), pon su Estado en «Contactado» y guarda. Si ya tenía alumno, búscalo en Clientes › Alumnos: la conversión ya se hizo.

«He marcado Pendiente de plaza y no ha llegado ningún aviso»

Por qué pasa. El aviso necesita tres cosas: que se llegue al número de la lista de espera de la sede, que la notificación «Umbral de lista de espera» esté activada en la sede, y que no se haya mandado ya otro aviso hoy para esa misma sede y asignatura.

Cómo se arregla. Repasa Empresa › Academias › (ficha) › Avanzado › Notificaciones y el número de Lista de espera de la pestaña Módulos. Ten en cuenta que el recuento es por asignatura, y solo cuenta la primera Asignatura de interés de cada lead.

«He borrado un lead sin querer»

Hoy no se puede. El panel no tiene papelera de leads ni pantalla para restaurarlos: una vez eliminado no hay forma de recuperarlo desde las pantallas del producto.

Cómo hacerlo mientras tanto. Vuelve a darlo de alta en Clientes › Captación (CRM) con «Nuevo lead». Para la próxima, usa el estado Descartado en vez de eliminar: el contacto sale del embudo pero se conserva.

«No encuentro los leads de la otra sede»

Es el comportamiento esperado. El listado se filtra por el selector de sede de la barra superior, además de por los filtros de la propia tabla.

Qué puedes hacer. Cambia la sede en la barra superior, o elige «todas las sedes» si tu cuenta lo permite.