Problemas con tarifas y facturación

Situaciones frecuentes al generar recibos mensuales, aplicar tarifas, bonos de horas y descuentos, con su causa y qué hacer en cada caso.

Generación de recibos

«A este alumno no se le ha generado el recibo del mes»

Es el comportamiento esperado. Ocurre cuando falta alguna de estas condiciones: el alumno no tiene una tarifa activa que cubra ese mes, su día de emisión de recibos todavía no ha llegado, o ya existe un recibo de ese mes que no está cancelado.

Qué puedes hacer. Revisa la ficha del alumno → pestaña «Recibos»: comprueba que tiene una tarifa activa en la tabla «Tarifas / Planes» y el campo «Día emitida». Si todo está correcto y sigue sin salir, vuelve a lanzar la generación desde el listado de recibos → «Acciones» → «Generar recibos del mes», eligiendo el mes correspondiente y con la sede del alumno seleccionada arriba: la generación solo emite para la sede activa en ese momento.

«Cancelé el recibo y ahora la matrícula del alumno no se ha vuelto a facturar»

Es el comportamiento esperado. Al cancelar el recibo se libera la matrícula para que pueda volver a facturarse, pero eso no ocurre al instante: hace falta otra generación de recibos mensuales.

Qué puedes hacer. Lanza de nuevo la generación desde el listado de recibos → «Acciones» → «Generar recibos del mes» para ese mes, en vez de esperar a la siguiente vez programada.

«Doy de alta un recibo manual y el número de serie no es el esperado»

Por qué pasa. Un recibo manual no deja elegir la serie en su propio formulario: la serie se toma del método de pago preferido que tenga el alumno en ese momento.

Cómo se arregla. Antes de crear el recibo manual, cambia el método de pago preferido del alumno en su ficha → pestaña «Recibos» → «Método de pago preferido», y créalo después.

Importe y edición del recibo

«No puedo editar este recibo»

Es el comportamiento esperado. En cuanto un recibo se emite queda congelado: ya no se pueden cambiar el número, la fecha de emisión, el IVA ni las líneas.

Qué puedes hacer. Si el importe está mal, no se puede corregir sobre el mismo recibo: cancélalo desde la ficha del recibo → «Acciones» → «Cancelar recibo» y crea uno nuevo con los datos correctos.

«El total no cuadra con lo que sumo yo»

Es el comportamiento esperado. El redondeo se aplica línea a línea y también en el total; además el IVA es un único porcentaje para todo el recibo, no uno distinto por línea.

Qué puedes hacer. Si esperabas un IVA distinto en alguna línea, ten en cuenta que la columna «IVA línea (%)» de cada línea no interviene en el total: el que cuenta es el campo «IVA (%)» del recibo, común a todas las líneas.

«El recibo está vencido pero no le he cambiado el estado»

Es el comportamiento esperado. El sistema marca solo los recibos enviados cuya fecha de vencimiento ya ha pasado, sin que nadie tenga que cambiarlo a mano; ocurre automáticamente cada día, o al pulsar el listado de recibos → «Acciones» → «Detectar vencidos».

Qué puedes hacer. Si ya se marcó por una fecha de vencimiento mal puesta, corrige la fecha y después usa, en la ficha del recibo → «Acciones» → «Quitar la marca de vencido»: el recibo vuelve a «Enviado». Si la fecha sigue pasada, se volverá a marcar al día siguiente.

Descuentos y bonos de horas

«El descuento de hermanos no se aplicó aunque tiene un hermano en la academia»

Por qué pasa. El descuento solo se aplica si se cumplen a la vez varias condiciones: el hermano tiene una tarifa activa ese mes, el parentesco está registrado como padre o madre, la tarifa del alumno tiene un porcentaje de descuento por hermanos configurado, y la academia tiene el descuento activado.

Cómo se arregla. Revisa cada condición: el parentesco en la ficha del alumno → «Tutores / Familiares»; el porcentaje de descuento en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Precios» → «Tarifas»; y el interruptor «Aplicar descuento por hermanos» en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Avanzado» → «Negocio».

«El bono de horas dice que no queda saldo pero el alumno no ha venido tantas veces»

Hoy no se puede. Deshacer un descuento de horas ya registrado con una acción dedicada no es posible.

Cómo hacerlo mientras tanto. Revisa las columnas «Compradas» y «Usadas» de la tabla «Bonos de horas» en la ficha del alumno → pestaña «Recibos». Si hubo un descuento erróneo, edita el bono y ajusta el campo «Horas contratadas» para compensar la diferencia.

«Al comprar el bono no se generó factura»

Por qué pasa. El interruptor «Generar recibo prepago» del formulario de compra estaba desactivado (por defecto sale activado si la sede puede emitir recibos).

Cómo se arregla. Genera el recibo a mano desde el listado de recibos, con los datos del bono. Si prefieres repetir la compra, elimina antes el bono original desde su fila en la tabla «Bonos de horas» (ficha del alumno → pestaña «Recibos») con la acción «Eliminar»: repetir la compra sin eliminarlo antes crea un segundo bono y duplica las horas.

Portal de familias y series de facturación

«La familia no ve su recibo en el portal»

Es el comportamiento esperado. Ocurre cuando el recibo sigue sin emitir, o cuando el tutor no está vinculado al alumno o no tiene cuenta en la plataforma.

Qué puedes hacer. Emite el recibo desde el listado de recibos si sigue en borrador. Comprueba también, en la ficha del alumno → «Tutores / Familiares», que el tutor pagador está vinculado y tiene cuenta creada; si no la tiene, créala desde ahí mismo.

«Me sale un número que no esperaba»

Es el comportamiento esperado. El número siempre sale de una serie de la sede del recibo, nunca de otra sede: se usa la serie del método de pago preferido si es de esa misma sede, y si no, la serie predeterminada de la sede.

Qué puedes hacer. Si el número no es el que esperabas, revisa la sede del alumno y, en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Pagos», la serie asignada a su método de pago; o marca la serie correcta como predeterminada en Empresa › Academias › (ficha) › «Series de recibos».

«La gestoría dice que le falta un recibo»

Por qué pasa. El recibo sigue en «Borrador», está «Cancelado», o el listado se exportó con otra sede activa en la parte superior del panel: la exportación solo incluye los recibos enviados, vencidos y pagados de la sede activa.

Cómo se arregla. Emite el recibo si sigue en borrador, o comprueba la sede activa y vuelve a exportar desde el listado de recibos → «Acciones» → «Exportar para gestoría».

Comparar cifras de facturación

«El importe “cobrado” del listado no coincide con el de Facturación mensual»

Es el comportamiento esperado. Son dos cifras distintas aunque el nombre se parezca: el total del listado de recibos suma todo lo realmente cobrado, incluidos los pagos parciales; la página «Facturación mensual» solo suma el importe de los recibos que ya están completamente pagados.

Qué puedes hacer. No es un fallo: si necesitas comparar, ten en cuenta que un recibo con un pago parcial cuenta en el primer total pero no en el segundo hasta que se complete.

«Le apliqué una tarifa por tramo a mano y el sistema me la vuelve a cambiar»

Es el comportamiento esperado. Si la tarifa del alumno está marcada como auto-asignable por tramo, cualquier cambio en su matrícula vuelve a calcular la tarifa que le corresponde según su número de clases semanales.

Qué puedes hacer. Para que un alumno mantenga una tarifa fija sin que se recalcule sola, asígnale una tarifa que tenga desactivado «Auto-asignable por tramo» en Empresa › Academias › (ficha) › pestaña «Precios» → «Tarifas».