Bonos de horas

El módulo de Bonos de horas sirve para que un alumno pague por adelantado un número de horas de clase a un precio acordado. Es un modelo de cobro distinto a la cuota mensual: el alumno compra un saldo de horas que se va gastando con el uso. Hay dos piezas, el catálogo de bonos de la sede y los bonos ya vendidos a cada alumno. Para la cuota mensual recurrente, ver Tarifas.

También se conoce como: bonos, packs de horas, tarjeta de horas, horas prepago, bonos de clases.

Dónde está el módulo de Bonos de horas

Está repartido en dos sitios, y ninguno es una entrada propia del menú:

• El catálogo de la sede: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios, debajo de la tabla de tarifas.
• Los bonos de un alumno: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña Recibos → bloque Bonos de horas.

Quién puede usar el módulo de Bonos de horas

• Administrador de la cuenta: gestiona el catálogo de cualquier sede y los bonos de cualquier alumno.
• Empleados: para el catálogo, los que tengan concedido el módulo «Academias» y la pestaña «Precios»; para los bonos de un alumno, los que tengan el módulo «Alumnos». El perfil Gerente trae los dos; Coordinador y Recepcionista solo el de alumnos.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya esos módulos.
• Alumnos y tutores: no lo ven. En su portal ven los recibos, no el saldo del bono.

El consumo de horas es manual

Marcar la asistencia de un alumno no descuenta horas de su bono. El saldo baja únicamente cuando alguien registra el consumo a mano con la acción «Registrar consumo». Así se controla exactamente qué clases se imputan a cada bono.

Datos de un bono del catálogo

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Cómo se identifica el bono, por ejemplo «Bono 10 horas» o «Pack intensivo verano». Hasta 100 caracteres.	Sí
Horas del bono	Total de horas que incluye. Mínimo media hora, en pasos de media.	Sí
Precio total (€)	Importe único que paga el alumno al contratarlo.	Sí
Validez	Meses desde la contratación hasta que caducan las horas. Por defecto 12, entre 1 y 36.	Sí
Activa	Si el bono se puede seguir contratando.	No
Disponible desde / Disponible hasta	Ventana de fechas en la que se puede contratar. En blanco, sin límite.	No
Descripción / Condiciones	Texto libre con condiciones o notas internas.	No

La tabla del catálogo muestra además el €/hora calculado solo y cuántos bonos se han vendido de cada uno.

Crear un bono en el catálogo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → botón «Nuevo bono».

1. Pulsa «Nuevo bono».
2. Escribe el Nombre, las Horas del bono y el Precio total (€).
3. Revisa la Validez: son los meses que durarán las horas desde que se contrate.
4. Si solo se vende en unas fechas, rellena Disponible desde y Disponible hasta.
5. Pulsa «Crear».

Resultado: el bono queda en el catálogo de esa sede y se puede empezar a vender desde la ficha de cualquiera de sus alumnos.

También se dice: dar de alta un bono, crear un pack de horas.

Desactivar un bono del catálogo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → el bono → menú (⋮) → «Editar».

1. Desmarca Activa.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Resultado: el bono deja de ofrecerse para nuevas contrataciones, pero no afecta a los ya vendidos: los alumnos que lo tienen conservan su saldo y lo siguen consumiendo con normalidad.

También se dice: retirar un bono, dejar de vender un pack.

Eliminar un bono del catálogo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la academia → pestaña Precios → el bono → menú (⋮) → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El bono se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna pantalla para recuperarlo. Alternativa: para dejar de venderlo sin riesgo, desactívalo en vez de borrarlo.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: el bono desaparece del catálogo. Los bonos ya vendidos sobreviven como bonos independientes, con su saldo, su caducidad y su recibo intactos; lo único que pierden es el vínculo con la plantilla del catálogo.

También se dice: borrar un bono, quitar un pack del catálogo.

Datos de un bono vendido a un alumno

Campo	Qué es	Obligatorio
Plantilla de bono	Bono del catálogo. Al elegirlo rellena horas, precio y validez. O «Bono personalizado (sin plantilla)».	No
Horas contratadas	Total de horas. Editable, también con plantilla.	Sí
Precio pagado (€)	Importe realmente cobrado. Editable para descuentos puntuales.	Sí
Etiqueta personalizada	Nombre alternativo. En blanco, el de la plantilla.	No
Validez	Meses de vigencia. Dirige el cálculo de «Caduca el».	Sí
Inicia el	Fecha de inicio de validez. Por defecto, hoy.	Sí
Caduca el	Solo lectura. Es «Inicia el» más la validez.	Sí
Activo	Si el bono sigue en uso.	No
Generar recibo prepago	Crea un recibo borrador al guardar.	No
Notas	Observaciones internas.	No

Mientras se rellena se muestra el Precio por hora de referencia. La sede no se pide: es la del alumno.

Vender un bono a un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña Recibos → bloque Bonos de horas → botón «Comprar bono».

1. Pulsa «Comprar bono».
2. Elige la Plantilla de bono. Solo salen las activas de su sede y dentro de su ventana de contratación. Déjalo vacío para un bono a medida.
3. Ajusta si hace falta las Horas contratadas y el Precio pagado (€).
4. Revisa Inicia el y la Validez: con las dos se calcula «Caduca el».
5. Deja marcado Generar recibo prepago si quieres el recibo, y pulsa «Crear».

Resultado: el alumno pasa a tener ese saldo de horas y, si pediste el recibo, se crea un recibo en estado borrador.

También se dice: contratar un bono, asignar horas, vender un pack.

Registrar el consumo de horas

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña Recibos → bloque Bonos de horas → la fila del bono → menú (⋮) → «Registrar consumo».

1. Pulsa «Registrar consumo».
2. Escribe las Horas consumidas, en pasos de cuarto de hora.
3. Anota el Motivo / clase si quieres dejar constancia de a qué se imputan.
4. Pulsa «Registrar».

Resultado: el saldo baja y sale el aviso «Consumo registrado», con las horas descontadas y las que quedan.

Si falla: «Saldo insuficiente» → el bono no tiene tantas horas disponibles. El aviso dice cuántas quedan.

Qué no se puede hacer: la acción solo aparece si al bono le queda saldo y sigue marcado como Activo.

También se dice: descontar horas, gastar el bono, imputar una clase.

Seguimiento del saldo

La tabla de bonos del alumno muestra, por cada bono: la Academia, el nombre del Bono, las horas Compradas, las Usadas, las Restantes, el Precio, el Inicio, la fecha en que Caduca y si sigue Activo.

El saldo Restante se pinta en verde mientras quede saldo y en rojo cuando se agota. La fecha de caducidad se pinta en rojo cuando ya ha pasado.

El recibo prepago del bono

Si al vender el bono queda marcado Generar recibo prepago, se crea un recibo en estado Borrador en la pestaña Recibos del alumno, por el importe total del bono y con fecha de hoy. Su línea recoge el nombre del bono, las horas y la fecha de caducidad, y su número sigue la serie de la sede, igual que el resto de recibos.

Desde la fila del bono se llega a él con «Ver recibo», que solo aparece si el bono tiene recibo.

Si la sede no tiene la facturación activa, el interruptor sale apagado y no se puede marcar: el bono se registra igual, pero sin recibo.

Bonos creados desde las recuperaciones

Un bono de horas también puede nacer sin venderse. Cuando una sede tiene activada la recuperación de clases por falta justificada, en la ficha del alumno se acumulan las sesiones que ha perdido con justificación, y desde ahí se puede usar «Convertir en bono de horas»: se crea un bono con esas horas y el contador vuelve a cero.

Ese bono se comporta como cualquier otro: aparece en la tabla de bonos del alumno, se consume a mano y caduca en su fecha.

Diferencias con las tarifas mensuales

	Tarifa mensual	Bono de horas
Cobro	Recurrente, un recibo cada mes	Único, al contratar
Seguimiento	Por periodo de vigencia	Por saldo de horas
Caducidad	Mientras el plan esté activo	Fecha fija de caducidad
Recibos	Se generan solos cada mes	Un solo recibo al comprar

Los dos modelos pueden convivir: un alumno puede tener una cuota mensual para sus clases de grupo y un bono de horas para clases particulares.

Qué no se puede hacer en el módulo de Bonos de horas

• Descontar horas automáticamente al pasar lista: el consumo siempre se registra a mano.
• Escribir a mano la fecha de caducidad: se calcula desde «Inicia el» y la validez. Para moverla, cambia uno de esos dos.
• Mover la caducidad de los bonos ya vendidos cambiando la plantilla: la plantilla solo rellena el formulario al elegirla; cada bono guarda después su propia fecha.
• Consumir más horas de las que quedan: el panel corta con «Saldo insuficiente».
• Recuperar un bono eliminado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
• Ver el saldo desde el portal del alumno o del tutor.

Problemas frecuentes con los bonos de horas

«He pasado lista y al bono no le han bajado las horas»

Es el comportamiento esperado. La asistencia y el bono son cosas separadas: marcar asistencia nunca descuenta saldo.

Qué puedes hacer. Abre el bono en la pestaña Recibos del alumno, usa «Registrar consumo» y anota las horas que corresponden a esa clase.

«Saldo insuficiente»

Por qué pasa. Estás intentando descontar más horas de las que le quedan al bono. El aviso te dice cuántas hay disponibles.

Cómo se arregla. Descuenta solo las horas disponibles y véndele otro bono para el resto, o revisa si el consumo debía imputarse a otro bono del alumno.

«No me deja cambiar la fecha de caducidad del bono»

Es el comportamiento esperado. El campo «Caduca el» es de solo lectura: sale de «Inicia el» más la validez en meses.

Qué puedes hacer. Edita el bono y cambia «Inicia el» o la Validez; la fecha de caducidad se recalcula sola.

«No encuentro un bono en el desplegable al vender»

Por qué pasa. Solo se ofrecen los bonos del catálogo de la sede del alumno que están activos y dentro de su ventana de Disponible desde / hasta.

Cómo se arregla. Revisa esas tres cosas en el catálogo de la sede. Si es una venta puntual, deja la plantilla en «Bono personalizado (sin plantilla)» y escribe horas y precio a mano.

«He borrado un bono del catálogo y quiero saber qué pasa con los vendidos»

Es el comportamiento esperado. Los bonos ya vendidos sobreviven con su saldo, su caducidad y su recibo. Solo pierden el vínculo con la plantilla.

Qué puedes hacer. Si lo que querías era dejar de venderlo, desmarca Activa en vez de borrarlo: se lee mejor en el catálogo y no deja bonos sueltos.

«He comprado el bono y no se ha creado ningún recibo»

Por qué pasa. O bien se desmarcó Generar recibo prepago, o bien la sede del alumno no tiene la facturación activa, y entonces el interruptor sale apagado y no se puede marcar.

Cómo se arregla. Comprueba la facturación de esa sede. El bono y sus horas quedan registrados igual; lo único que falta es el recibo.