Control de asistencia con QR

El módulo de Control de asistencia con QR sirve para que los alumnos registren su asistencia al llegar, escaneando un código con el móvil, sin que el profesor tenga que pasar lista. Se activa sede a sede y funciona sobre las sesiones del día: el código que se muestra pertenece a una sesión concreta y a esa fecha.

También se conoce como: check-in QR, fichaje por QR, asistencia con código QR, autofichaje del alumno.

Dónde está el módulo de Control de asistencia con QR

El módulo no tiene entrada propia en el menú lateral. Se enciende desde Empresa › Academias (ficha de la sede → pestaña Módulos → sección Asistencia) y se usa desde el botón Ver QR que aparece en cada sesión de hoy.

Quién puede usar el módulo de Control de asistencia con QR

• Administrador de la cuenta: activa el módulo en cada sede y muestra el código QR de las sesiones.
• Empleados: para encenderlo necesitan el módulo «Academias» en su perfil; para mostrar el código, el módulo «Sesiones».
• Profesores: solo si tienen un perfil de empleado que incluya esos módulos. Con el perfil docente normal no ven el botón.
• Alumnos y tutores: no entran al panel, pero el alumno usa la página que abre el código QR. No necesita cuenta ni contraseña.

Activar el control de asistencia con QR en una sede

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Asistencia.

1. Abre la ficha de la sede y ve a la pestaña Módulos.
2. En la sección Asistencia, activa Control de asistencia con QR.
3. Guarda los cambios.

Resultado: a partir de ese momento el botón Ver QR aparece en las sesiones de hoy de esa sede. Viene apagado de fábrica, y cada sede se activa por separado.

También se dice: encender el check-in QR, habilitar el fichaje por QR.

Mostrar el código QR de una sesión

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Sesiones» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores; los profesores sin ese módulo. Dónde: listado de sesiones → la fila de la sesión → botón Ver QR. Antes de empezar: el botón solo aparece si la sesión es de hoy, no está cancelada y su sede tiene el módulo activado.

1. Busca la sesión del día en el listado de sesiones.
2. Pulsa Ver QR.
3. Proyecta o imprime el código para que los alumnos lo escaneen al entrar.

Resultado: se abre una ventana con el nivel del grupo, la hora y la fecha de la sesión, el código QR listo para mostrar o imprimir, y debajo la dirección web que lleva a la misma página, por si prefieres compartirla. Se cierra con Cerrar.

También se dice: sacar el QR, generar el código de la clase.

Registrar la asistencia escaneando el código QR

Quién puede: cualquier alumno con matrícula en la franja horaria de esa sesión. Quién no: un alumno matriculado en otra franja del mismo grupo, o cuya matrícula no cubre la fecha de la sesión. Dónde: la página que abre el código QR al escanearlo con la cámara del móvil.

1. El alumno escanea el código con la cámara del móvil.
2. La página muestra el nivel y el nombre del grupo, el día y la hora, y el aviso Toca tu nombre para registrar asistencia.
3. El alumno toca su nombre en la lista.

Resultado: su asistencia queda registrada como Presente y aparece una pantalla de confirmación. Quien ya esté marcado presente sale en la lista con una marca y su nombre no se puede volver a pulsar.

También se dice: fichar al entrar, pasar lista uno mismo.

Cuándo está activo el código QR de una sesión

La ventana en la que el código funciona dura 30 minutos y no se configura desde el panel. No es simétrica: se abre 30 minutos antes de la hora de inicio y sigue valiendo durante toda la clase, hasta 30 minutos después de su final. En una clase de 60 minutos, el código está activo desde 30 minutos antes del inicio hasta 90 minutos después.

Fuera de esa ventana, en otro día o si la sesión se cancela, el código deja de valer y la página muestra un error. Cada código está firmado y atado a una sesión y a una fecha concretas: uno de otro día, o modificado a mano, no sirve.

Qué no se puede hacer en el módulo de Control de asistencia con QR

• Cambiar la duración de la ventana: los 30 minutos de margen son fijos y no hay ningún campo para ajustarlos.
• Fichar por una clase cancelada: el código de una sesión cancelada deja de valer, aunque sea de hoy.
• Fichar sin estar matriculado en esa franja: pertenecer al grupo no basta si la matrícula es de otra franja o no cubre esa fecha.
• Corregir la asistencia desde el móvil: el alumno solo puede marcarse presente. Cualquier otro estado se cambia desde la pestaña Asistencia de la sesión.
• Usar el mismo código otro día: cada día genera uno nuevo.

Problemas frecuentes con el control de asistencia con QR

«El botón Ver QR no aparece»

Por qué pasa. El botón exige las tres condiciones a la vez: que la sesión sea de hoy, que no esté cancelada y que la sede tenga el módulo encendido.

Cómo se arregla. Comprueba la fecha y el estado de la sesión en el listado. Si son correctos, abre Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Asistencia y activa Control de asistencia con QR.

«El código QR no es válido o ha expirado»

Por qué pasa. El código es de otro día, la clase ya lleva más de 30 minutos terminada, la sesión está cancelada o la dirección se ha manipulado.

Cómo se arregla. Vuelve a la sesión de hoy y pulsa Ver QR para mostrar el código vigente. Si la clase ya ha terminado hace rato, pasa lista desde la pestaña Asistencia de la sesión.

«El check-in por QR no está disponible en esta sede»

Por qué pasa. La sede de esa sesión tiene el módulo apagado, o la sede está archivada. Una sede archivada deja de servir el check-in aunque su interruptor siga encendido.

Cómo se arregla. Activa Control de asistencia con QR en la pestaña Módulos de esa sede. Si la sede está archivada, recupérala antes.

«No estás inscrito en esta clase. Contacta con tu academia.»

Por qué pasa. El alumno no tiene una matrícula que cubra esa franja horaria y esa fecha, aunque figure en el grupo.

Cómo se arregla. Revisa su matrícula en la pestaña Alumnos matriculados del grupo: comprueba la franja elegida y las fechas de inicio y fin. Mientras tanto, márcalo a mano desde la pestaña Asistencia de la sesión.

«No hay alumnos inscritos en esta clase»

Por qué pasa. La franja de esa sesión no tiene ninguna matrícula viva en esa fecha, así que la lista sale vacía.

Cómo se arregla. Matricula a los alumnos en la franja desde la pestaña Alumnos matriculados del grupo y vuelve a abrir el código.