Grupos

El módulo de Grupos sirve para montar las clases de la academia: cada grupo une un nivel, un aula, un profesor, una o varias franjas horarias semanales y los alumnos matriculados en ellas. De sus franjas salen las sesiones del día a día, que se ven en Horario y en Sesiones.

También se conoce como: clases, grupos de clase, cursos, clases de la academia.

Dónde está el módulo de Grupos

El módulo de Grupos no tiene entrada propia en el menú lateral. Se gestiona desde Empresa › Academias: abre la ficha de la sede y ve a su pestaña Grupos. Ahí se crean y se editan los grupos sin salir de la sede.

Hay además un listado global de grupos, sin entrada de menú, al que llevan los avisos de campana del módulo con el botón Ver grupos.

Quién puede usar el módulo de Grupos

• Administrador de la cuenta: ve los grupos, los crea, los edita, los clona, los archiva y los elimina.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Grupos» en su perfil.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Grupos».
• Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Datos de un grupo

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre del grupo	Cómo se identifica la clase, por ejemplo «Inglés B2 Tarde». Hasta 100 caracteres.	Sí
Nivel / Curso	Nivel educativo del grupo. Selector con búsqueda; se puede crear uno al vuelo.	No
Aula	Aula principal del grupo, entre las aulas activas de la sede.	No
Profesor asignado	Profesor de referencia del grupo. Si se deja vacío, sale «Sin asignar».	No
Plazas máximas	Tope de matrículas activas. Viene a 10.	Sí
Duración de sesión (min)	Minutos que dura cada sesión, entre 15 y 180. Vacío, hereda la de la sede.	No
Estado	Activo, Inactivo o Archivado.	Sí
Temporada	Periodo académico del grupo. Se elige al crearlo y manda sobre sus franjas.	Sí

Estados de un grupo

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Activo	El grupo funciona con normalidad y genera sesiones.	Es el estado con el que nace.
Inactivo	El grupo deja de funcionar y sus sesiones futuras se cancelan.	Se elige en el campo Estado.
Archivado	Igual que inactivo, pensado para cursos ya terminados que se quieren conservar.	Con la acción Archivar clase o desde el campo Estado.

Volver a poner un grupo en Activo restaura las sesiones futuras que se habían cancelado por inactivarlo o archivarlo.

Crear un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Grupos → botón Nuevo grupo. Antes de empezar: la sede necesita días de apertura en alguna temporada y al menos un aula activa. Sin eso, el botón abre un aviso con lo que falta.

1. Pulsa Nuevo grupo. Se abre un asistente por pasos.
2. En Datos del grupo, elige la Temporada y rellena los demás campos. Solo el Nombre del grupo, las Plazas máximas y el Estado son obligatorios.
3. En el paso del Horario semanal, pulsa los huecos libres de la rejilla para fijar día, hora y aula de cada franja.
4. Guarda.

Resultado: el grupo queda creado con sus franjas y empieza a generar sesiones. Sin ningún hueco elegido, no deja guardar.

También se dice: crear una clase, dar de alta un grupo, abrir un curso.

Si falla al crear o editar un grupo

• «Clase duplicada» / «Ya existe una clase con el mismo nivel, aula y temporada.»: ya tienes ese grupo → cámbiale el nivel, el aula o la temporada, o edita el que ya existe.
• «Conflicto de horario» / «El profesor ya imparte “…” los … de … a ….»: el profesor tiene otra clase en esa franja → ese hueco no se guarda; elige otro o cambia de profesor.
• «Aula ocupada» / «El aula ya está asignada a “…” los … de … a ….»: el aula está pillada en esa franja → elige otro hueco u otra aula.
• «Esta academia no tiene un horario activo. Configura el horario primero desde la pestaña Horario.»: falta la temporada con sus días de apertura.

Al guardar puede saltar además alguna regla de negocio propia de la sede: la operación no se completa y el panel dice el motivo.

Editar un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Grupos → la fila del grupo → Editar.

1. Pulsa Editar. Se abre el mismo asistente: Datos del grupo y un paso por cada día hábil de la temporada.
2. Cambia lo que necesites y añade o quita huecos en la rejilla.
3. Guarda.

Qué no se puede cambiar: la temporada del grupo, que queda fija desde el alta. Los huecos que no toques conservan sus sesiones ya generadas y las matrículas enganchadas a ellos.

También se dice: modificar la clase, cambiar el horario del grupo.

Abrir la ficha completa de un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Grupos → la fila del grupo → Ir al grupo.

Editar abre el asistente, que no trae las pestañas. Para llegar a la ficha completa hay que usar Ir al grupo, que abre el grupo con sus pestañas: Datos de la clase, Horarios, Alumnos matriculados, Materiales y Sesiones.

También se llega desde Academia › Horario: al pulsar una sesión, la ventana de detalle ofrece el enlace Ir al grupo. Las dos vías solo aparecen a quien tenga el módulo «Grupos».

Las franjas horarias de un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → pestaña Horarios → botón Nuevo horario.

Cada franja fija el día, la hora, el aula y el profesor de una sesión semanal, y puede acotarse con un Desde y un Hasta dentro del curso. Se elige haciendo clic en un hueco libre de la rejilla, que ya bloquea los ocupados.

Qué se comprueba al guardar una franja horaria

• Solapamiento de profesor: si ya imparte otra clase ese día y franja, el hueco no se guarda y el aviso dice en qué grupo y aula.
• Solapamiento de aula: si el aula ya está ocupada por otro grupo en ese hueco, tampoco se guarda.
• Disponibilidad del profesor: sus reglas de disponibilidad tienen que cubrir la franja. Ver Profesores › Disponibilidad.
• Profesor asignable: ficha activa, alta en la sede del grupo y periodo de alta y baja que cubra la temporada. Ver Profesores › A quién se le puede asignar clase.
• Temporada obligatoria: una franja sin temporada no admite profesor, porque sin temporada no hay disponibilidad que pueda cubrirla.
• Horas coherentes: una franja que termina antes de empezar se rechaza.

Las comprobaciones son las mismas al crear la franja y al editarla.

Profesor del grupo y profesor de la franja

Un grupo puede tener un Profesor asignado a nivel general y, además, un profesor por cada franja horaria.

Nivel	Dónde se configura	Para qué sirve
Grupo	Campo Profesor asignado del grupo	Referencia del docente responsable; es lo que se ve en el listado.
Franja	Pestaña Horarios → columna Profesor	Quien imparte ese día y esa hora; es lo que cuenta para la asistencia, las sesiones y la nómina.

Los dos son independientes y ninguno es obligatorio: un grupo, una franja o una sesión pueden quedarse sin profesor. Lo único que lo vigila es un aviso de campana, «Grupos sin profesor asignado», que cuenta los grupos activos de la sede en esa situación y ofrece el botón Ver grupos. No bloquea nada.

Cambiar de profesor y qué pasa con las clases ya puestas

Cambiar el profesor de una franja vuelve a sellar sus sesiones futuras con el profesor nuevo, de modo que dejan de aparecer en el horario del anterior y pasan al suyo. Cada sesión reasignada queda anotada en su historial, con el motivo.

Cambiar el Profesor asignado del grupo propaga el cambio a sus sesiones futuras de la misma forma, pero respeta la clase de hoy ya impartida: si ya se pasó lista con el profesor anterior, esa sesión no se reescribe y sus horas siguen contando para él a efectos de nómina.

Alumnos matriculados en un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → pestaña Alumnos matriculados.

Desde esa pestaña se añaden alumnos y se ve el estado de cada matrícula: Activa, Pausada o Cancelada. Cada matrícula elige la Temporada y la franja horaria concreta a la que asistirá el alumno, y puede llevar fechas de inicio y de fin.

También se dice: matricular, apuntar a un alumno, dar de alta en la clase.

El aforo de un grupo

Las plazas de una franja son el menor de dos topes: las Plazas máximas del grupo y el aforo del aula donde se imparte. Un grupo de 30 alumnos en un aula de 12 se llena a los 12.

• No se puede crear ni reactivar una matrícula Activa cuando la franja ya ha llegado a ese tope, venga del grupo o del aula. El formulario avisa de cuál de los dos se ha alcanzado.
• Las matrículas Pausada o Cancelada no cuentan para el aforo, y una pausada no se puede reactivar mientras la franja esté llena.
• Un aforo a 0 o en blanco significa sin límite, tanto en el grupo como en el aula.
• El contador de plazas del listado suma, franja activa a franja activa, ese menor de los dos topes. Si alguna franja no tiene tope por ninguna de las dos vías, el total no es un número y se muestra «—».

La lista de espera de un grupo

Cuando un grupo se llena, los alumnos se apuntan a su lista de espera desde Clientes › Lista de espera, no desde la ficha del grupo. Es la misma pantalla para toda la cuenta, y necesita el módulo «Solicitudes de plaza» y esa función activada en la sede.

Al liberarse una plaza —una matrícula que se pausa o se cancela— el panel avisa a los administradores de que hay hueco e indica cuántos alumnos esperan. Por defecto la promoción no es automática: el aviso no matricula a nadie. Es un administrador quien pulsa Matricular sobre el alumno que elija; al hacerlo se vuelve a comprobar el aforo antes de confirmar. Sacar de la cola saca la entrada sin matricular.

El orden de la cola es lo único que decide a quién le toca la plaza: dos entradas vivas nunca comparten posición, y la numeración se mantiene al reordenar la lista arrastrando.

Dar la plaza automáticamente al primero de la lista

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Avanzado → Negocio → sección Lista de espera automática. Antes de empezar: la sección solo aparece en las sedes del plan Pro.

1. Abre la pestaña Avanzado de la sede y ve a Negocio.
2. En Lista de espera automática, activa Asignar la plaza automáticamente.
3. Guarda.

Resultado: al liberarse una plaza, el primer alumno de la lista se matricula solo en la franja que queda libre. Si no tiene una tarifa que le encaje, la plaza se le reserva a su nombre y recibes el aviso para configurarla.

También se dice: promoción automática, que la plaza se dé sola.

Materiales de un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → pestaña Materiales → botón Añadir material.

Cada material es un enlace externo a YouTube, Drive, Dropbox o cualquier dirección, con su nombre y su descripción; no se pueden subir archivos. Hoy solo se consultan en esta pestaña: ningún portal los muestra a alumnos ni tutores, aunque el material esté marcado como visible. Ver Materiales por clase.

También se dice: apuntes de la clase, recursos, enlaces de estudio.

Rentabilidad de un grupo

En la ficha del grupo, junto a sus datos, aparece la sección ROI de la clase con tres cifras del mes en curso:

• Ingresos mensuales: lo que suman las tarifas mensuales activas de los alumnos matriculados.
• Coste profesor/mes: las horas semanales del grupo × 4 semanas × el coste por hora del profesor.
• Margen estimado: los ingresos menos el coste.

Si ningún profesor del grupo tiene configurada su tarifa por hora, el coste y el margen salen como «—» y un aviso lo explica. La sección no se ve al crear el grupo, solo al editarlo.

El nivel o curso de un grupo

El campo Nivel / Curso es un selector con búsqueda en tiempo real. Si el nivel que buscas no aparece, pulsa Crear nivel, escribe el Nombre del nivel y queda disponible para los siguientes grupos. Por ejemplo: «3º ESO», «Preparatorio Piano», «Avanzado B2».

El selector no arranca vacío: cada cuenta viene ya poblada con el catálogo oficial de niveles educativos —de infantil y primaria a ESO, Bachillerato, FP, escuelas oficiales de idiomas o estudios universitarios—, para poder elegir uno sin teclearlo. Los niveles que ya usen tus grupos o tus solicitudes también aparecen, y los tuyos conviven con los oficiales.

Desde este selector solo se crean niveles: el catálogo se gestiona y se depura en su propia pantalla.

La temporada de un grupo

La temporada vincula el grupo a uno de los periodos académicos de la sede. Se elige en el primer paso al crearlo, y de ella salen los días hábiles en los que se puede colocar cada franja. Ver Academias.

El asistente ofrece tanto las temporadas activas como las que están en borrador, con las activas primero. El listado de grupos muestra la temporada de cada uno y permite filtrar por ella.

Generar las sesiones de un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → botón Generar sesiones, en la cabecera.

1. Pulsa Generar sesiones.
2. Indica el Desde y el Hasta del periodo que quieres cubrir.
3. Confirma.

Resultado: se crean las sesiones que faltaban en ese periodo, una por franja y semana, y el panel dice cuántas ha generado. Solo se crean dentro de la temporada propia de cada franja y si el grupo está activo. Las que ya existían no se duplican: si no había ninguna que crear, avisa de que no se generaron sesiones nuevas.

No hace falta hacerlo a mano en el día a día: el sistema mantiene solo un horizonte rodante de sesiones y las va materializando a diario, además de generar las de una semana cuando alguien la visita en Academia › Horario.

También se dice: crear las clases del trimestre, materializar sesiones.

Clonar un grupo para otra temporada

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: la fila del grupo (en la pestaña Grupos de la sede o en el listado global) → Clonar para otra temporada.

1. Pulsa Clonar para otra temporada.
2. Cambia el Nombre si quieres; llega propuesto como «… (copia)».
3. Confirma con Clonar grupo.

Resultado: nace un grupo nuevo con los mismos datos —profesor, nivel, aula, aforo—. No copia horarios, matrículas, lista de espera, materiales ni sesiones: su horario se configura aparte, para la temporada que toque.

También se dice: duplicar la clase, copiar el grupo al curso que viene.

Archivar un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → menú Acciones → Archivar clase. ¿Se puede deshacer?: sí. Volver a poner el grupo en Activo restaura sus sesiones futuras canceladas.

1. Abre el menú Acciones y pulsa Archivar clase.
2. Lee el aviso: «La clase quedará inactiva y no aparecerá en los listados activos, pero se conserva todo el historial de sesiones y matrículas.»
3. Confirma.

Resultado: el grupo pasa a Archivado, sus sesiones futuras se cancelan y cada una queda anotada en su historial con el motivo. Las matrículas y las sesiones ya impartidas se conservan.

También se dice: cerrar el curso, guardar la clase, inactivarla.

Eliminar un grupo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del grupo (Ir al grupo) → menú Acciones → Eliminar. ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El grupo se retira de la vista pero no se destruye, y no hay pantalla para recuperarlo. Alternativa: Archivar clase, que conserva el historial y se deshace. Antes de empezar: un grupo con alumnos matriculados o con sesiones ya generadas no se puede eliminar.

1. Abre el menú Acciones y pulsa Eliminar.
2. Lee el aviso y confirma con Sí, eliminar.

Qué se pierde y qué se conserva: desaparecen también los horarios y los materiales del grupo. Sus sesiones futuras se cancelan, incluso si el grupo ya estaba archivado.

También se dice: borrar la clase, quitar el grupo.

Si no te deja eliminar un grupo

• «No se puede eliminar la clase» / «La clase tiene alumnos matriculados. Desmatricula o transfiere a los alumnos antes de eliminarla.»
• «No se puede eliminar la clase» / «La clase tiene sesiones generadas. Elimínalas primero o usa “Archivar” para conservar el historial.»

Desde la pestaña Grupos de la sede el aviso es el mismo, con el nombre del grupo bloqueado. Un horario con sesiones ya generadas tampoco se puede quitar: primero hay que retirar esas sesiones, o archivar el grupo para conservar el historial.

Eliminar varios grupos a la vez

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Grupos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: listado global de grupos → casillas de la izquierda → menú Acciones → Borrar seleccionados.

1. Marca las casillas de los grupos que quieras eliminar.
2. Abre el menú Acciones y pulsa Borrar seleccionados.
3. Lee el aviso —«Se cancelarán las sesiones futuras de los grupos seleccionados; el historial (sesiones pasadas y matrículas) se conserva. Esta acción no se puede deshacer.»— y confirma.

Resultado: si uno solo de los seleccionados tiene alumnos matriculados, no se borra ninguno: el aviso los nombra y la operación se detiene entera.

También se dice: borrado en bloque, eliminar en lote.

Qué no se puede hacer en el módulo de Grupos

• Llegar a los grupos desde el menú lateral: se entra por la pestaña Grupos de la ficha de la sede.
• Cambiar la temporada de un grupo ya creado: se fija al crearlo; para otra temporada, clónalo.
• Eliminar un grupo con matrículas o con sesiones: el panel lo impide. Archívalo en su lugar.
• Recuperar un grupo eliminado: no hay papelera ni pantalla de restauración.
• Enseñar los materiales a alumnos o tutores: hoy solo se ven en la pestaña Materiales.
• Apuntar a alguien a la lista de espera desde la ficha del grupo: se hace en Clientes › Lista de espera.

Problemas frecuentes con los grupos

«No encuentro los Grupos en el menú»

Por qué pasa. El módulo no tiene entrada propia en el menú lateral: vive dentro de la ficha de cada sede.

Cómo se arregla. Ve a Empresa › Academias, abre la sede y entra en su pestaña Grupos. Si no ves ni Academias, tu perfil no tiene concedido ese módulo.

«Al pulsar Nuevo grupo me sale un aviso en vez del formulario»

Por qué pasa. Faltan catálogos que el asistente necesita: días de apertura en alguna temporada de la sede, o al menos un aula activa. Sin ellos, la rejilla de horarios no tiene ni filas ni columnas.

Cómo se arregla. Configura el horario comercial de la sede y crea o activa un aula. El aviso enumera exactamente lo que falta.

«El grupo dice 12 plazas y tengo puestas 30»

Es el comportamiento esperado. Las plazas de cada franja son el menor de dos topes: las Plazas máximas del grupo y el aforo del aula donde se imparte.

Qué puedes hacer. Lleva la franja a un aula más grande desde la pestaña Horarios, o sube el aforo de esa aula si de verdad caben.

«No me deja guardar un hueco en la rejilla»

Por qué pasa. El profesor ya imparte otra clase en esa franja, el aula ya está ocupada, o el profesor no tiene una regla de disponibilidad que cubra ese día y esa hora en la temporada del grupo.

Cómo se arregla. Lee el aviso, que dice qué grupo y qué aula chocan, y elige otro hueco, otra aula u otro profesor. Si es cuestión de disponibilidad, revisa las reglas en la ficha del profesor.

«He cambiado el profesor y las clases de hoy siguen a nombre del anterior»

Es el comportamiento esperado. El cambio se propaga a las sesiones futuras, pero respeta la clase de hoy ya impartida: si se pasó lista con el profesor anterior, esa sesión no se reescribe y sus horas siguen contando para él.

Qué puedes hacer. Si de verdad la dio otro, cambia el profesor de esa sesión concreta desde Academia › Horario.

«El margen del grupo sale como —»

Por qué pasa. Ningún profesor del grupo tiene configurada su tarifa por hora, así que no hay con qué calcular el coste.

Cómo se arregla. Añade el coste por hora en la ficha del profesor y vuelve a abrir el grupo.